¿Cómo está usando el correo electrónico?

El correo electrónico es maravilloso, pero también puede llegar a ser uno de los ladrones del tiempo más grandes y absorbentes que hay.

 Fácilmente caemos en el hábito de interrumpirnos cada cinco minutos para revisar nuestra Bandeja de Entrada, con la expectativa de encontrar algo más interesante, más ameno o más urgente a lo que estamos haciendo.  Este hábito interrumpe la continuidad de nuestra concentración, y lógicamente nuestra productividad se viene en picada.  Sin lugar a dudas, el correo electrónico puede ser la forma más conveniente para procrastinar.

La forma más dramática (pero más efectiva) de romper este hábito, es la de tener espacios (no más de tres – por ejemplo 10am, 2pm y 5pm) a lo largo del día específicamente para revisar nuestra Bandeja de Entrada.  Y…  NUNCA comenzar el día con revisar nuestra Bandeja de Entrada.  Nuestra primera hora del día debería ser para trabajo que requiere concentración y esfuerzo y para esto necesitamos el correo electrónico CERRADO.

Luego, ya podemos “premiarnos” con revisar nuestro correo. 

Cuando esté en uno de los espacios asignados a revisar la Bandeja de Entrada:

1.     Trate de procesar TODOS los correos en su Bandeja de Entrada. 

·         Si un correo puede ser procesado (leído y eliminado, o leído, contestado y eliminado, o leído, apuntada la tarea en su agenda y eliminado) en 2 minutos o menos, hágalo en ese momento

·         Si un correo tomará más tiempo de procesar, márquelo con cualquier etiqueta, y asigne otro momento en su agenda para abordarlo

2.     No utilice su Bandeja de Entrada como un lugar permanente para guardar correos.  Esta bandeja es un espacio temporal para los correos nuevos que van entrando.  Si tiene miles de correos en su Bandeja de Entrada (he llegado a ver hasta 13,000!) haga un folder titulado “Correos viejos”, y guárdelos todos allí)

3.     Muchas veces es más eficiente, y más humano, tomar el teléfono y hablar con la persona. 

La persona promedio recibe alrededor de 20 correos al día, y envía alrededor de 5.  Usuarios pesados reciben alrededor de 90, y envían alrededor de 20.  Lo interesante de esta estadística es que el tiempo que toma procesar esta cantidad de correos es entre 30 y 90 minutos.  Eso no está tan mal….  ¿Por qué es entonces que se siente que toma mucho más tiempo que eso?   Porque probablemente lo está revisando todo el día!! 

Si necesita ayuda con el manejo de su correo electrónico, llámeme.  ¡Me encantaría ayudarle!